Как сменить генерального директора ООО: документы и порядок действий

Смена руководителя общества с ограниченной ответственностью — несложный, но важный процесс, который условно можно разделить на несколько стадий. Каждой стадии присущ свой набор документов, ведь нужно не просто правильно выбрать главу общества, но и корректно задокументировать выбор. Последствия неверного оформления могут быть достаточно ощутимы — от административных штрафов до гражданских исков. Рассмотрим эти стадии по порядку.

Стадия внутреннего оформления

Должны иметься в наличии:

• Бумага–решение или протокол о формировании нового единоличного исполнительного органа (ЕИО) общества;
• Приказ о назначении на должность руководителя;
• Трудовой договор.

ЕИО фирмы вступает в должность, когда участники организации проголосовали за его избрание на общем собрании. При наличии у общества одного участника выбор будет единоличным. Все остальные действия, которые придется совершить, не повлияют на дату начала работы нового руководителя. Обычно требуется уведомить государственные органы, выпустить приказ о вступлении директора в должность. При наличии одного участника в организации выбор директора фиксируется решением, в остальных случаях протоколом.

Вполне достаточно, чтобы такой документ содержал всего два пункта, свидетельствующих о том, что:

1. Отношения с предыдущим директором прекращены;
2. Избран новый руководитель.

Лучше указать, с какого числа начинает действовать новый директор, а до какого числа действует старый. Перерыва в датах быть не может, общество не должно оставаться без руководителя. Это облегчит взаимодействие с государственными инстанциями и контрагентами.

Главу общества назначают непосредственно его участники, но он является штатным сотрудником организации. Поэтому его нужно оформить согласно нормам трудового законодательства — подписать трудовой договор, заполнить трудовую книжку, выпустить приказ о вступлении в должность.

Стадия внешнего оформления, внесение сведений в ЕГРЮЛ

Необходимо будет подготовить два пакета документов:

Нотариусу	В налоговую
Заявление по форме 14001. Бланк и образец для скачивания	Заявление в формате 14001 с заверенной нотариусом подписью директора
Паспорт руководителя	Паспорт заявителя
Выписка из ЕГРЮЛ (при необходимости)	Решение/протокол об избрании руководителя
Свидетельство о регистрации компании	Доверенность (при подаче документов поверенным)
Свидетельство о присвоении компании ИНН
Решение/протокол об избрании руководителя

Вся важнейшая информация об обществах, включая данные об их руководителях, хранится в реестре компаний (ЕГРЮЛ). Она должна своевременно обновляться — это требование закона. Обычно реестром по организации ведает та налоговая инспекция, которая эту организацию регистрировала. Иногда этим занимается специально назначенный для этих целей налоговый орган, как московская ИФНС №46. Выяснить, в какую инспекцию обращаться, можно при помощи онлайн-сервиса на www.nalog.ru.

Заявление по форме 14001, особенности

Как видно из приведенного выше перечня, бумаг собирать много не придется. Инспектор обновит данные на основании «Заявления о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц по форме 14001», кратко— Заявление 14001 или Форма 14001.

Подробное видео-руководство о заполнении Заявления 14001 в случае изменения руководителя можно посмотреть в видео.

Подписать форму 14001 руководителю общества необходимо у нотариуса, который удостоверит факт подписания и проверит, правильно ли был назначен директор. Тогда ответственность по проверке полномочий ложится на нотариуса, и налоговый инспектор выверит только правильность заполнения формы 14001. Примерный список документов, которые понадобятся нотариусу для проставления удостоверительной надписи, уже приведен. Следует обязательно связаться с нотариусом и уточнить, не нужно ли предоставить еще что-то.

Уточните, может ли нотариус выгрузить выписку из ЕГРЮЛ электронно. Может ему нужна копия на бумажном носителе. Если выписка на бумаге окажется необходима, то закажите ее заранее, иначе Вы рискуете просрочить подачу формы 14001 в инспекцию.

Глава компании может лично предоставить Заявление 14001 и решение о своем избрании в инспекцию, поскольку он по умолчанию выступает заявителем от имени общества. Можно отправить документы в налоговый орган почтой, с уведомлением о вручении, обратиться к нотариусу и выдать доверенность любому другому лицу на совершение этих действий. Учитывая особенности работы почтовых служб и возможные ошибки в документах, надежнее подать их лично.

Если у налогового инспектора не возникнет замечаний к документам, он выдаст заявителю расписку об их принятии.

Заявление 14001 должно оказаться у налогового инспектора не позднее трех рабочих дней с того момента, как у общества появился новый руководитель. Административный штраф за просрочку до 5 000 рублей.

Через 5 рабочих дней в инспекции заявителю выдадут Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц, подтверждающий, что сведения о новом директоре компании в реестр внесены. На этом взаимодействие с инспекцией по рассматриваемому вопросу завершается.

Сразу изготовьте несколько нотариальных копий с полученного Листа записи и с решения/протокола об избрании директора. Они обязательно понадобятся для информирования ваших контрагентов.

Стадия внешнего оформления. Банки и иные третьи лица

Заранее подготовьте еще два набора бумаг:

Для кредитных учреждений	Для иных третьих лиц
Лист записи ЕГРЮЛ	Информационное письмо, информирование через сайт, либо уведомление иным способом
Решение (протокол) об избрании руководителя	Решение/протокол об избрании руководителя (при необходимости)
Паспорт руководителя
Карточка с образцами подписей

Контрагентов тоже нужно информировать об изменении управления в компании, по ряду причин:

1. Это правила деловой этики и проявление принципа добросовестности в гражданско-правовых отношениях между юридическими лицами;
2. Такие требования могут содержаться в заключенных организацией договорах, за их невыполнение могут наступить неблагоприятные последствия в виде штрафов;
3. В отношениях с некоторыми категориями третьих лиц своевременное уведомление является гарантией финансовой безопасности.

Уведомление банков

Речь, конечно, идет о банках. До замены карточки, содержащей образцы подписей распорядителей банковскими счетами, прежний директор может проводить расходные операции. Если банк не знает о произошедших изменениях, то и ответственность за операции, проведенные неуполномоченным лицом по счету, нести не будет. Чтобы избежать таких ситуаций, крайне важно уведомить банк о новом руководителе сразу после его назначения, не дожидаясь выполнения иных формальностей.

Кредитной организации придется предоставить как минимум документы на нового директора компании, изменить перечень лиц, распоряжающихся счетами, в том числе через систему банк-клиент, если организация ей пользуется. Точный перечень подтверждающих документов, которые запросят у общества, зависит от конкретного банка.

Остальных контрагентов желательно уведомить о новом главе общества. Форма уведомления зависит от того, как в обществе выстроены взаимоотношения с другими компаниями. Также это зависит от размера общества. Крупные компании размещают соответствующие объявления на своих официальных сайтах.

Все действия, которые совершал прежний директор, находясь на своей должности, совершались им от имени общества. Значит по окончании его полномочий дополнительно подтверждать их не нужно. Все договоры, подписанные директором, выданные им доверенности и прочие документы не теряют своей силы до их изменения или отмены новым руководителем.

Поменять главу общества несложно, если подойти к данному вопросу основательно и последовательно. С оформлением документов справится и не профессионал. Однако при отсутствии штатных юристов ведение данного процесса всегда можно отдать на откуп специализированным организациям.