Какие документы необходимы для регистрации онлайн-кассы

Государство нацелено на полный, но постепенный переход на онлайн-кассы. Благодаря ККТ получается достичь моментальной передачи информации от предпринимателей и организаций в налоговую инспекцию. Пока сохраняются некоторые категории ИП и ООО, которые могут действовать без использования онлайн-касс, но с каждым годом их количество уменьшается. Одним из важных элементов установки ККТ — регистрация оборудования.

Общая информация и новости 2018 года

Все вопросы об онлайн-кассах регулируются ФЗ №54 от 22.05.2003 года, в который постоянно вносятся изменения и дополнения. Они касаются групп предпринимателей и организаций, которые должны использовать ККТ и порядка работы в уникальных ситуациях.

Последние введенные изменения произошли 03.07.2018 года.

• В соответствии с нововведениями «электронные средства платежа» теперь трактуются как «расчет в безналичном порядке», что необходимо для устранения путаницы при использовании регулирующего акта.
• Было изменено требования, в соответствии с которым ранее при прекращении ведения деятельности имелась необходимость снятия устройства с регистрации. Теперь ККТ с учета можно не снимать.
• Изменен порядок действий при повреждении фискального накопителя, в соответствии с чем устройство необходимо передавать на экспертизу.

Изменения коснулись и других менее значимых пунктов федерального закона.

Необходимые документы

Одной из главных бумаг для регистрации — корректно составленное заявление. Оно должно включать в себя:

• Адрес, где будет использоваться ККТ;
• Наименование модели, номер;
• Наименование фискального накопителя, номер;
• ИНН ОФД.

Кроме заявления также потребуется приложить иные документы:

• Паспорт ККТ;
• Карточку постановки оборудования на учет в ФНС.

Срок регистрации един и не зависит от способа подачи данных — в течение пяти дней.

Порядок действий

Существует несколько способов регистрации оборудования. Самым неудобным считается личное посещение всех инстанций для регистрации устройства. В таком случае потребуется следовать пошаговому алгоритму:

1. Заключить договор.
2. Подготовить пакет требуемых бумаг.
3. Передать бумаги в ФНС.
4. Сотрудники ФНС отправятся для проверки и оснащения фискальным аппаратом онлайн-кассы.
5. После успешного прохождения проверки выдается карточка регистрации.
6. Составление соглашения — последний этап регистрации оборудования.

Намного проще, если для постановки устройства на учет использовать интернет-ресурсы. Все этапы можно будет пройти без посещения налоговой службы.

Способы регистрации

Существует два способа: через сайт либо при личном посещении.

1. Первый способ намного удобнее и технологичнее, так как подразумевает возможность осуществления всех действий из дома.
2. При втором — владельцу ККТ потребуется отправляться в отделение ФНС. Предприниматель может отправиться для регистрации техники в любое отделение службы, независимо от места нахождения самого ИП. Регистрация аппарата производится в течение пяти рабочих дней с подачи заявления. Карточка обязательно должна появиться на руках у владельца устройства по истечении срока.

Регистрация с помощью сайта nalog.ru

Для онлайн-регистрации необходимо войти в личный кабинет для начала. Чтобы произвести вход человеку потребуется электронная подпись, которая привязана к нему, как к индивидуальному предпринимателю или генеральному директору организации. При регистрации потребуется указать ОФД, поэтому его необходимо выбрать до момента входа в кабинет.

Алгоритм постановки оборудования на учет:

Подать соответствующее заявление и получить номер ККТ

1. Для этого необходимо найти в личный кабинет и войти на страницу «Учет контрольно-кассовой техники».  Здесь будет отражено каждое зарегистрированное контрольное устройство. Для внесения в перечень дополнительного оборудования, нужно нажать «Зарегистрировать ККТ» и «Заполнить параметры вручную». Чтобы не заполнять лишний раз уже составленное заявление, его можно загрузить онлайн. В противном случае потребуется заполнять электронную форму.
2. Регистрация ККТ включает в себя введение следующей информации: адрес установки устройства, внести данные оборудования, выбрать из предложенных ту модель, которая используется, ввести заводской номер техники. Если же заводской номер неизвестен, то найти его можно в паспорте устройства или на корпусе кассы.
3. Устройство включается в реестр ККТ в тот момент, когда вводится серийный номер и номер регистратора. В этот же момент происходит проверка введенной информации. Если данные некорректны, то появится соответствующее сообщение. Аналогичная проверка проводится и при указании модели устройства и паспортного номера.
4. После этого необходимо определиться с оператором данных. Популярные виды деятельности находятся в основных строках. Если же предпринимательство не относится ни к одному из них, то необходимо оставить поля пустыми, после чего выбирается ОФД. ИНН заполняется программой автоматически на основе ОФД.
5. После этого можно «Подписать и отправить» введенную информацию. Для осуществления действия используется цифровая подпись руководителя.

Для ознакомления с состоянием поданной заявки можно ознакомиться в «Информации о прохождении документов, направленных в налоговый орган». Когда заявка пройдет процесс обработки, то потребуется зайти в «Учет контрольно-кассовой техники», где будет отображен регистрационный номер устройства, а дополнительные данные устройства можно узнать, нажав на номер. Информацию о полученном номере можно скачать в «Истории заявлений», после чего при необходимости распечатать.

Фиксализация ККТ (например, с использованием программы АТОЛ)

Фиксализация — это второй обязательный этап регистрации устройства. Все действия владелец ККТ может произвести самостоятельно в онлайн-режиме. Все что для этого потребуется — информация из заявления и уведомления о присвоении регистрационного номера.

Утилита, которую потребуется запустить, распространяется самим производителем отдельно взятой ККТ. В данном примере используется программа АТОЛ.

1. Необходимо запустить утилиту. Если же к компьютеру устройство подключено напрямую и корректно определяется, то можно переходить к следующему этапу. Если же нет, то нужно указать параметры подключения.
2. Далее необходимо установить дату и время устройства. Удобнее всего провести синхронизацию. После чего необходимо обратиться к данным из документов. Нужно просто выбрать необходимую информацию и скопировать ее в соответствующие поля в программе. Параметры ОФД необходимо вписывать самостоятельно. После указывается система налогообложения. В случаях, когда предприятие использует сразу несколько систем, то программа позволяет выбрать два и более варианта. Если вся введенная информация корректна, можно подтверждать ее ввод.
3. После этого завершается регистрация техники, о чем свидетельствует отчет на чеке.
4. Далее нужно скопировать данные из чека в форму «Отчет о регистрации ККТ», которую можно найти на сайте ФНС после нажатия кнопки «Завершить регистрацию».
5. После проверки введенной информации можно «Подписать и отправить» отчет.

Карточка регистрации

Каждое зарегистрированное устройство получает свою индивидуальную карточку. Это является показателем того, что техника легализована и вся деятельность, которая ведется через нее, является законной. Найти ее можно в разделе «Информация о прохождении документов, направленных в налоговый орган».

Карточка для каждой кассы может быть только одна. Если ранее техника уже вставала на учет, но у другого владельца, то новому хозяину будет передана старая карточка, но с измененной информацией. Аналогичная процедура будет сохраняться и при изменении других данных ККТ и регистрационной карточки. Каждый владелец может получить не только электронную версию, но и бумажную. Для этого необходимо отправиться в ИФНС. Потеря бумажного экземпляра карточки не является причиной для начисления штрафа.

Регистрация ККТ в ОФД

Получение карточки — это факт окончания процесса регистрации техники, но вести законную деятельность пока что не получится. Причиной этому является необходимость прохождения регистрации в ОФД. Это требуется для передачи данных онлайн в ОФД на основании составленного договора. Заключать сделку потребуется отдельно в отношении каждой единицы ККТ.

Для этого потребуется зайти в личный кабинет ОФД. Найти пункт «Подключить ККТ» и ввести всю необходимую информацию в окне «Регистрации ККТ». Данные можно взять из отчета о регистрации или карточки устройства. После чего введенная информация «Сохраняется» и процесс завершается.

Бумаги при использовании онлайн-кассы, что нужно вести

После завершения процесса регистрации, можно переходить к использованию ККТ в торговле. Но при этом потребуется вести иной список бумаг, которые отличаются от прежнего режима. Благодаря тому, что данные напрямую поступают при совершении сделки между продавцом и покупателем, теперь система учета упрощена. Все равно остается некоторое количество обязательных документов, которые необходимо вести при работе с онлайн-кассами:

• Акт КМ-1;
• Акт КМ-2;
• Журнал КМ-4;
• Журнал КМ-5;
• Акт КМ-3;
• Справка КМ-6;
• Сведения КМ-7;
• Журнал КМ-8;
• Акт КМ-9.

Отсутствие необходимости ведения первичной отчетности в соответствии с ПП №132 от 12.04.2005 года указано в Письмах от ФНС №ЕД-4-20/18059 и №03-01-15/54413. Обязательными остаются только кассовая книга КО-4, приходные и расходные ордера.

Чтобы ознакомиться с бланком кассовой книги, необходимо обратиться к ПП №88 от 18.08.1998 года. В книгу должны вноситься данные о выручке, которые поступают от кассира. Но письма от ФНС не являются указаниями к действиям. При желании руководитель может указать для своих подчиненных необходимость ведения всей кассовой первичной отчетности, хотя это и не является указанием какого-либо законодательного акта.

О том, как поставить онлайн-кассу на регистрационный учет в ФНС можно узнать из следующего информативного видео.

Способ постановки оборудования на учет выбирает сам предприниматель. Вариант регистрации не будет влиять на требуемый пакет документов. От этого зависит только удобство. Регистрация через интернет проще, ведь все действия можно совершать из дома. В то время как «старый» способ постановки на учет подразумевает необходимость постоянных посещений ИФНС.